1、称呼收件人

　　我们除了要写明称呼(例如Dear Mr. Zhang)之外，也要紧记在[TO]一栏填上收信人的名字及邮件地址。这一方面是基本礼貌，而且有些电子邮件过滤软件会将在TO、CC或BCC几栏中没有填写收信人电子邮件地址的信当成垃圾邮件处理掉

　　2、【KISS】(Keep it semple and Strpid)

　　我们对顾客的特性有两个很常用的描述，一是[顾客永远是对的]，还有就是[顾客永远是蠢的]。因此我们应把邮件内容整理得尽量易懂而直接。将内容清楚分段，再配合小标题，用户就易于阅读及理解。不妨将长篇大论的产品资料分拆成简单易看的bullet points(要点)。

　　3、方法和拼字

　　要显得专业，就要在文法拼字方面下点功夫。不论中、英文都要注重文法。否则即使读者读了一次你的电子邮件，下次也会放弃。此外拼字也十分重要。现在有不少Spammer都喜欢故意拼错字来避开Spam filter(垃圾邮件过滤器)。如将offer拼成offer。以数字[0]代替英文字母[O]。甚至在一些spam keyword上遗漏一两个字母。当然，文法与错字的问题本身就给人极差的观感。因此若你要制作专业的电子邮件，就不要错了。

　　4、不要传送附件

　　不要传送附件，现在电子邮件病毒爆发是接二连三地发生。因此读者一般都提高了警觉，不易打开附件，因此请将你要发的内容全放在电子邮件之内，以免被误会是恶意邮件。

　　5、不要要求用户下载文档

　　和第四点的原理相同，伪造电子邮件和网站实在太多了，尽量不应请收件者下载档案。如果真的想读者下载档案，就请他们跳转到贵公司的网站吧。

　　6、免用简写

　　有时我们会用简写来代表一些行内术语，但我们不要期望读者一定会明白，尤其是[蠢的顾客}。所以还是避免为妙。即使要用，也要在后面加入全写。

　　7、提供公司的联系方式

　　虽然收件者很少会直接联系发送邮件的公司，但此举有助澄清这封邮件不是垃圾邮件，也不是来自伪冒网站的。因此，提供联络方法，如电子邮件、电话号码与传真号码等。可给收件者留下一个正面的印象。

　　8、将newsletter放到互联网

　　每次发送一份Email Newsletter之前，先把它放到自己公司的网站上。一方面，让读者得知那份资讯绝无虚假。另一方面，也方便用户浏览以往每一期的内容。事实上，如果这些定期资讯做得好，可以成为公司网站的宝贵内容；吸引读者进入浏览，从而刺激他们留意公司的或产品。